Schneller ins Scheitern? Was KI (nicht) für eure Organisationsstruktur tun kann

Source: https://www.team17.com/games/overcooked

Ich hatte in letzter Zeit zahlreiche Gespräche zum Thema KI und wie ein Unternehmen damit umgehen soll. Allen gemein ist der immense Erwartungsdruck von innen und aussen, jetzt alles noch schneller und vor allem noch besser machen zu müssen.

Schneller, höher, weiter oder so... dabei wird allzu oft vergessen: Fehlende Strukturen, mangelnder Fokus und lückenhafte Kommunikation werden mit KI nicht etabliert oder gar gelöst. Ganz im Gegenteil. KI sorgt dafür, dass uns Versäumnisse der Vergangenheit in Echtzeit um die Ohren fliegen.

Vom agilen Traum zur strukturellen Herausforderung

Ein Beispiel: Ein internationales Software Scale-Up kämpft seit geraumer Zeit mit der Herausforderung, sowohl wirtschaftlich als auch personell wachsen zu wollen, ohne die nötigen Strukturen dafür etabliert zu haben.

Zu Beginn der Wachstumsphase sind die Geld- und Motivationsbeutel prall gefüllt. Man will es jetzt mal ernsthaft angehen mit der Organisation und Struktur. Man ist schliesslich kein 5-Personen-Start-up mehr, sondern ein multinationales Unternehmen, das mit den Big Playern Geschäfte macht. So weit, so ambitioniert.

Was jedoch sofort auffällt: Hier ist ein bunter Haufen an spezialisierten Individualisten am Werk. Alle arbeiten fully remote, selbstorganisiert und oftmals "async-first". Dieses Setup funktioniert für viele Softwarefirmen gut und ist bei ebenso vielen Mitarbeitenden (verständlicherweise) beliebt. Der grosse Knackpunkt ist jedoch: Was passiert, wenn dieses Setup nicht mehr zur Unternehmensstrategie passt?

Der leise, schleichende Widerstand

Man möchte meinen, der Aufschrei ist gross, als die Initiative zur Etablierung gemeinsamer Strukturen und Prozesse losgetreten wird. Doch gerade, weil die Mitarbeitenden auf der Welt verteilt sind, bleibt der grosse Aufschrei aus. Das Gefäss (beispielsweise an der Kaffeemaschine oder im remote Daily Stand-Up) dafür ist schlicht nicht vorhanden. Und es gibt auch keinerlei Anstalten, das zu ändern. Der Widerstand gegen den Aufbau von offiziellen Regeln, Prozessen und Strukturen findet daher oft leise und schleichend statt.

Termine zur gemeinsamen Erarbeitung von Prozessen und Richtlinien werden regelmässig zu endlosen Diskussionsrunden mit keinem verbindlichen Endergebnis, geschweige denn echtem Commitment. Sobald ein gemeinsamer Online-Raum geschlossen wird, gehen alle wieder ihren eigenen Dingen nach. Management inklusive. Einzelne kämpfen gegen Windmühlen und das Leadership-Team hofft, dass sich die Mitarbeitenden automatisch an einmal andiskutierte Prozesse halten.

Spoiler: Forget that! Change braucht Zeit, aktives Engagement und muss dauerhaft vom Management vorgelebt und mitgetragen werden. Mit allem, was dazugehört.

Authentizität: Oft verschmäht, aber hochwirksam

Auch das Management muss sich anpassen, bestehende Arbeitsweisen überdenken und sich neu ausrichten. Offene, klare und authentische Kommunikation ist hierbei ein leider allzu oft verschmähtes Hilfsmittel.

Wir unterschätzen häufig, wie authentische Worte auf andere wirken und was sie mit uns selbst machen. Plötzlich ist Change nicht mehr von oben verordnet, sondern wird von eben diesem Oben selbst erlebt. Authentische Kommunikation macht uns nahbar und menschlich. Schade, dass Authentizität und Menschlichkeit noch oft mit "g'spürst mich, fühlst mich" gleichgesetzt wird.

Ich bin davon überzeugt, dass uns genau das von den Maschinen unterscheidet und uns auch in Zukunft relevant bleiben lässt – sofern wir es zulassen.

Wachstum um jeden Preis: Der direkte Weg ins Chaos

Zurück zu unserem Scale-Up: Change wird also losgetreten, und man erwartet, dass sich neue Strukturen von selbst dauerhaft etablieren. Parallel dazu wird das Entwicklungs-Team über Nacht mal eben so verdoppelt – man will ja wachsen. Zudem verlassen Schlüsselpersonen, unter anderem aufgrund der nicht vorhandenen Struktur und dadurch am Burn-out kratzend, das Unternehmen. Der Schock ist gross. Der Aktionismus noch grösser.

Bei doppelter Teamgrösse werden Produktthemen synchron und unstrukturiert bearbeitet. Man muss schliesslich wachsen. Mehr Features = mehr Kundschaft = mehr Umsatz. Oder?

Market-Fit wird zudem abgekürzt: Wer am lautesten schreit, dem wird gegeben. Was für eine Strategie!

Bevor das Team sich an irgendetwas von alledem gewöhnen, geschweige denn neu formen kann, werden fehlende Schlüsselrollen in einem regelrechten Hiring-Sprint ersetzt.

Das Chaos ist perfekt und die Firma hat mittlerweile wichtige Monate und Ressourcen (Geld, Zeit, persönliches Engagement, Commitment) verloren. Das Team ist nur noch frustriert. Aus den zaghaften Anfängen eines echten Teams sind erneut spezialisierte Einzelkämpfer:innen geworden. Arbeit am System wird gegen konstantes, operatives Fire-Fighting getauscht.

Und dann kommt KI... und alles wird besser...not!

KI als Brandbeschleuniger

KI, getarnt als edler Ritter in schimmernder Rüstung, entzweit das fragile Team noch weiter. Die mühsam zugeschütteten Gräben brechen tiefer als zuvor wieder auf. Plötzlich heisst es: "Entweder bist du für KI oder du bist gegen uns".

Eine Gruppe KI-Fans unter den Entwickler:innen prescht ohne Rücksicht auf Verluste vor und schreibt sich auf die Fahnen, schneller und besser neue Features zu liefern. Die KI-Skeptiker:innen werden als rückständig und blockierend wahrgenommen. In kürzester Zeit sind alte Wasserfall-Dynamiken in einem nie dagewesenen Tempo zurück.

Produktmanagement, Business Analyse und UX stehen massiv unter Druck, neue Anforderungen zu definieren, und zwar bitte zu 100 % vollständig, korrekt und pixel-perfect. Die KI phantasiert sonst allzu gerne komplette Absurditäten in die kleinsten Interpretationsspielräume.

QA-Expert:innen haben keine Ahnung mehr, was ein Feature tun oder eben nicht tun soll. Zuvor vernachlässigte Dokumentation wird durch Vibe-Coding zusätzlich verwässert. Statt vor KI mangelhafte Informationen zu haben, müssen QAs nun aus einem Haufen KI-Slop herauslesen, was – wenn überhaupt etwas – gilt.

Mehr KI, mehr Stress: Die Falle der Automatisierung

Die scheinbare Lösung ist offensichtlich: PM, QA und sowieso alle müssen einfach mehr KI nutzen. So werden alle schneller – Problem gelöst. Echt jetzt?

Nein, das Problem ist damit überhaupt nicht gelöst.

Nun sind noch mehr Menschen über alle Disziplinen hinweg nicht nur dauergestresst und frustriert, sondern auch noch pausenlos unzufrieden mit sich selbst. Ständig sind sie zu langsam, zu ungenau, ein blockierendes Element auf der Überholspur ins gelobte KI-Land.

Wer fragt sich da nicht: "Was mache ich hier eigentlich? Wozu bin ich als Mensch überhaupt noch gut? Ich schaffe es nicht mal, einer Maschine zu sagen, was sie tun soll. Klar nimmt mir eben diese Maschine in kürzester Zeit den Job weg."

Entwickler:innen ärgern sich mit KI-generiertem Spaghetti-Code herum. So mancher blutiger Anfänger legt mehr Wert auf Wartbarkeit und Security als unser hochgelobter KI-Kollege. Jede Kleinigkeit muss man unserem KI-Helferlein erklären. Code-Reviews werden entweder gar nicht oder nur noch vollautomatisiert durchgeführt.

Dank Vibe-Coding und KI-Code-Reviews landet entsprechend viel Output bei den QAs. Die QAs wiederum generieren und automatisieren mit KI-Hilfe immer noch mehr Testszenarien. Aber braucht es diese vielen Tests überhaupt? Sind es die richtigen Tests? Diese Fragen traut man sich fast nicht laut zu stellen. Mehr ist mehr, nicht wahr?

Und schon bald macht keine:r mehr das, was Freude bringt, sondern rennt nur noch der KI hinterher.

Shit in, Shit out: Die Rückkehr zur echten Strategie

Am Beginn dieses neuen, altbekannten Wasserfalls steht nach wie vor das Produktmanagement (wahlweise unterstützt durch PO, BA, RE, UX usw.). Sollten die nicht in der Lage sein, dieses Chaos zu verhindern? Theoretisch und in Teilen, ja.

Fakt ist: Ohne klare Priorisierung und Fokus gibt es keine echte Produktstrategie.

Eine Produktstrategie ermöglicht es dem (Produkt-)Management, Nein zu sagen. Denn wenn alles wichtig ist, ist nichts wirklich wichtig. Am Ende steht man da mit einem Haufen loser Enden und ehe man sich versieht, ist man weg vom Markt.

Und so steht unser Scale-Up nach wenigen Monaten KI-Hype am Scheideweg. Jetzt sind Fokus, klare Kommunikation und Struktur gefragt. Die Erwartungshaltung an Speed und Lieferumfang hat zudem nicht abgenommen.

Im Produktmanagement wird schnell klar: So kann es nicht weitergehen. Shit in, shit out!

Jedes KI-generierte Requirement generiert nur mehr Slop im Prozess und geht zu Lasten der Mitarbeitenden.

Qualität bleibt ein Teamsport

Über alle Ebenen hinweg wird klar: Die Definition tragfähiger und nachhaltiger Strategien muss von innen, aus der Organisation selbst, kommen. KI macht funktionierende Systeme effizienter – und chaotische Systeme schlicht noch schneller chaotisch. Wer darauf hofft, dass ein Algorithmus das fehlende organisatorische Fundament glättet, baut ein Kartenhaus im Sturm.

Was es jetzt braucht, ist kein weiterer Aktionismus und auch kein neues Tool. Es braucht den Mut innezuhalten, Mut zur Priorisierung, ehrliche Kommunikation auf Augenhöhe und klare, gelebte Strukturen, die Orientierung schenken, statt Bürokratie aufzubauen. Technologie kann uns Routinen abnehmen, aber niemals die Verantwortung für ein tragfähiges Miteinander und eine klare Ausrichtung.

Am Ende bleibt Qualität – organisatorisch wie technisch – ein Teamsport, den wir als Menschen gestalten müssen.